ITパスポート 2010年 秋期 問44

プロジェクトの決定事項を明確に伝える活動はどれか【ITパスポート 解説】

正解の理由

• 決定事項と実行担当（アクションアイテム）を明確に書き込める。
• 記録の場所・形式・配布方法が統一され、情報の抜け落ちや伝達ミスが減る。
• 後から決定の根拠や変更履歴をたどれる（責任の所在や経緯が明確）。

解法ステップ

1. 問題文の目的を確認：「決定事項を明確に伝えるために行う活動」
2. 各選択肢が「伝える」ことに直接貢献するかを評価する。
3. 「決定を記録して共有する」ことに直結するものを選ぶ。

• 議事録作成ルール→決定を記録・共有する仕組み → 適切
• タスクの洗い出し→計画段階の作業 → 決定伝達に直接は不十分
• 進捗の定量管理→進み具合の把握 → 決定の伝達は間接的
• 成果物レビュー→品質や内容の検査 → 決定事項の共有は副次的

選択肢別の誤答解説

• ア: 議事録作成のルールを決める。
  → 正解。議事録によって「何が決まったか」「誰がやるか」「期限はいつか」を明確に残し、共有できます。
• イ: 作業タスクの洗い出しを十分に行う。
  → タスクの洗い出し（やるべき作業を列挙すること）は計画の精度を上げます。しかし「決定事項を明確に伝える」主目的には直接結びつきません。タスクが決まっても「誰が決めたか」「いつ決めたか」が記録されないと、後で誤解が生じます。
• ウ: 進捗を定量的に管理する。
  → 進捗（仕事の進み具合）を数値で管理することは、プロジェクトの状態把握に重要です。ただし「決定事項を伝える」ための手段ではなく、決定後の実行状況を可視化する活動です。
• エ: 成果物のレビューを実施する。
  → レビュー（成果物の点検・検討）は品質向上のために不可欠です。しかしレビューは「成果の良し悪し」を検討する場であり、決定事項を正式に記録・伝達する手段とは別です。レビューで出た結論を議事録に残す、という順序になります。

よくある誤解

1. 議事録は「面倒なメモ」でいい
   • 単なる走り書きだと、誰がいつ決めたかや、担当者・期限が不明確になります。決定の伝達を目的とするなら、最低限「決定事項」「担当者」「期限」「理由」を明記することが必要です。
2. 「決定は口頭で共有すれば十分」
   • 口頭は速いですが、聞き間違いや記憶のズレが起きます。特に複数のメンバーや後から参加する人がいる場合、書面での記録（議事録）が信頼できる情報源になります。
3. 議事録のフォーマットは自由でよい
   • 完全自由だと読み手ごとに解釈がばらつきます。最低限のテンプレート（決定／担当／期限／理由／経緯）を定めることが大切です。

補足コラム

• 形式：テンプレートを用意（会議名、日時、出席者、決定事項、アクションアイテム、次回予定）
• 決定事項の書き方：短く明確に。例「方式Aを採用する（担当：佐藤、期限：6/30）」
• 作成者と承認：議事録の作成者を固定し、参加者の確認（承認）を得るフローを決める
• 配布と保管：会議後24時間以内に配布、クラウドで版管理（履歴が残るように）
• 追跡：アクションアイテムはタスク管理ツールと連携して実行状況を追う

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