ITパスポート 2010年 春期 問46

プロジェクト関係者とのコミュニケーションに関する記述【ITパスポート 解説】

正解の理由

• 報告の相手や頻度、手段を事前に決めることで、情報の抜け落ちや誤解を防げます。
• ステークホルダー（利害関係者：プロジェクトに影響を受ける人や組織）ごとに必要な情報量や形式は違うため、最初に設計しておく必要があります。
• 後から都度判断すると、担当者間で基準がばらばらになり混乱します。

解法ステップ

1. 問題文のキーワードを確認する：プロジェクトマネージャ、プロジェクト関係者、コミュニケーション。
2. 「最も適切なもの」を選ぶ観点を決める：普遍的な良い実務（ベストプラクティス）か、一時的／状況依存の行動か。
3. 各選択肢を当てはめて検討する：
   • 常に適用できる方針か（一般的なプロジェクト管理の原則に合致しているか）を優先する。
4. 最終判断：コミュニケーションは計画的・体系的に行うべきなので、開始時点で決めておくことを示す ア を選ぶ。

• 「何を、いつ、だれに、どの手段で」はコミュニケーション計画の基本要素。
• これを決めるのはプロジェクトマネージャの重要な役割の一つ。

選択肢別の誤答解説

• ア：解説済み。コミュニケーション計画を開始時に作るのが適切。
• イ：発注者（プロジェクトの依頼主）に報告する際、開発担当者が作った進捗報告書をそのまま使うのは不適切です。理由：発注者が必要とする情報（全体のリスク、コスト、納期の影響など）と、開発担当者が重視する詳細（技術的な問題や日々のタスク）は異なる場合が多く、内容や言い回しを調整する必要があります。要は「報告は相手に合わせて編集する」ことが必要です。
• ウ：コミュニケーションは迅速性も重要ですが、口頭だけに頼るのは危険です。口頭は誤解や記憶違いが起きやすく、記録（誰がいつ何を決めたか）や追跡ができません。記録が必要な重要事項は文書やメール、プロジェクト管理ツールで残すべきです。
• エ：規模にかかわらず、全員を集める定期会議を開くのは非効率です。小さなプロジェクトや特定の情報が限られた人にしか関係しない場合、全員参加の会議は時間の無駄になります。関係者の範囲や会議の目的に応じて参加者を絞るのが適切です。

よくある誤解

1. 「口頭の連絡は早いから常に良い」
   • 早い反面、記録が残らず誤解が起きやすいです。重要事項は書面化またはツールで記録しましょう。
2. 「技術者が作った報告書＝そのまま上位者に適用できる」
   • 相手（管理者・発注者）が求める視点は違います。報告の目的や受け手に合わせて編集が必要です。
3. 「会議は多ければ安心」
   • 会議の頻度や参加者は目的に合わせるべきで、むやみに多い会議は作業効率を下げます。

補足コラム

• コミュニケーション計画に含める主な項目（初心者向け）：
  • 受け手（誰に）: 発注者、上司、チームメンバー、外部ベンダーなど
  • 内容（何を）: 進捗報告、品質報告、リスク通知、決定事項など
  • 頻度（いつ）: 毎日、週次、月次、重要時など
  • 手段（どのように）: メール、会議（オンライン／対面）、プロジェクト管理ツール、文書形式の報告書など
  • 形式と責任者: どのテンプレートを使い誰が作成・承認するか
• 役割表の一つにRACIがあります。RACIは英語の頭文字で、意味は次のとおりです：
  • Responsible（実行する人）
  • Accountable（最終責任者）
  • Consulted（相談を受ける人）
  • Informed（報告を受ける人） RACIを使うと「誰が何をするか」が明確になります。これもコミュニケーション計画で役立ちます。

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