ITパスポート 2016年 秋期 問44

業務内容の手順や詳細を文章で示したものはどれか【ITパスポート 解説】

正解の理由

解法ステップ

1. 問題文のキー表現を探す：「文章で示したもの」「手順や詳細」。
2. 各選択肢の意味を確認する：図か文章か、内容かファイル形式か、システム開発向けか。
3. 「文章で手順や詳細を示す」→ 文章で業務を記述するものを選ぶ。
4. 結果として、文章で記述する文書である ア が正しいと判断する。

選択肢別の誤答解説

• ア：業務記述書
  • 正答。業務の目的、手順、担当者、チェックポイントなどを文章で詳述します。内部統制での手順書やマニュアルに該当します。
• イ：業務の流れ図
  • 流れ図はプロセスの順序や分岐を図で示します。視覚的に理解しやすいですが、「文章で示したもの」という条件には当てはまりません。文章で詳細に説明する業務記述書の補助として用いることが多いです。
• ウ：スプレッドシート
  • スプレッドシートは表計算ソフト（例：Excel）で作る表のことです。チェックリストや記録に使えますが、形式（ファイル形式やツール）を指す言葉であり、「業務内容の手順や詳細を文章で示したもの」を直接指すものではありません。
• エ：要件定義書
  • 要件定義書はシステム開発で「システムはどのような機能を満たすべきか」をまとめた文書です。業務の手順そのものではなく、システム化の目的や機能を定義するため内部統制における日常業務の手順説明とは目的が異なります。

よくある誤解

1. 流れ図と文章は同じだと思う
   • 流れ図は手順の「見た目（図解）」であり、分かりやすさはありますが、手順の細かい条件や理由、注意点などは文章で補足しないと伝わりません。問題文が「文章で示したもの」を求めている点を見落とさないこと。
2. スプレッドシート＝文書だと考える
   • スプレッドシートは文書を作るツールの一つにすぎません。ツールの名前で答えるのではなく、「内容（文章で手順を示しているか）」に注目します。
3. 要件定義書も業務手順書だと混同する
   • 要件定義書は主にシステム要件を定める文書で、日常業務の細かな手順を文章で説明するものではありません。用途の違いを押さえましょう。

補足コラム

• 「内部統制」とは、業務が適切に行われるように仕組み（ルール・手続き・責任分担）を整えることです。その中で重要な文書には、業務記述書（手順書）、業務フロー図、チェックリスト、職務分掌表（誰が何を担当するかを示す表）などがあります。
• 覚え方のコツ：「記述（きじゅつ）」＝記す（書く）こと。文章で詳しく書く文書は“業務記述書”と覚えると判別しやすいです。
• 実務でのポイント：業務記述書を作るときは、目的・手順・担当者・チェックポイント・改訂履歴（日付、作成者）を必ず記載する習慣をつけると内部統制上役立ちます。

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