ITパスポート 2017年 秋期 問48

プロジェクトメンバとのコミュニケーション方法の選択【ITパスポート 解説】

正解の理由

解法ステップ

1. 問題文で強調されているキーワードを探す：ここでは「適切なコミュニケーション」とあり、手段の選択について問われています。
2. 各選択肢が示すルールを検討する：常に同じ手段を使う、効率だけを重視する、受領確認を不要とする、など極端な主張がないかを確認します。
3. 実務上の観点で検証する：機密情報や緊急事態、関係者の範囲などで伝え方を変える必要があるかを考えます。
4. 最も現実的で柔軟な方針を選ぶ：情報の性質に応じて使い分ける（ア）が妥当と判断します。

選択肢別の誤答解説

• ア: 正しい。情報の重要度や性質に応じて、対面会議や限定会議、電子メールの同報（複数人に一斉送信する機能）などを使い分けるのは実務的で合理的です。機密性が高ければ参加者を限定した会議、迅速な周知が必要なら同報や掲示で効率を優先するなど、目的に合わせた手段選定が求められます。
• イ: 誤り。効率性は重要ですが、緊急性や機密性を無視して常に電子メールや電子掲示板を使うのは危険です。機密情報を公開用掲示板に載せれば情報漏えいにつながりますし、緊急対応が必要な場合にメールだけでは遅れることがあります。
• ウ: 誤り。「公平性を維持するために常に同じ方法・同じ資料を使う」という発想は一見公平に見えますが、利害関係者（ステークホルダ：プロジェクトに影響を与える人や組織）ごとに必要な情報や伝達手段は異なります。相手に合わせず同一手段に固執すると、重要な人に情報が届かない、あるいは不適切な情報公開になることがあります。
• エ: 誤り。プロジェクトメンバに情報を発信した場合でも、受け取ったことの確認は必要です。メールが届いていない、見落とされている、内容を誤解しているといったリスクがあるため、重要事項は既読確認（受領確認）や返信、会議での確認を行うべきです。

よくある誤解

• 電子メールは万能だ：メールは便利ですが、機密情報や即時対応が必要な連絡には不向きな場合があります。
• 公平＝同じ伝え方：公平性は情報の内容と受け手の立場を考慮して適切に配慮することです。全員に同じ方法は必ずしも公平ではありません。
• 受領確認は失礼になる：重要な決定や期限が絡む情報では、受領確認は業務上必要な行為であり、失礼ではなく安全策です。

補足コラム

1. 情報の分類：機密 / 内部限定 / 全体共有
2. 緊急度：即時対応 / 期限付き / 情報共有のみ
3. 最適な手段：対面会議（討議・合意形成）・限定会議（機密）・電話/チャット（即時）・電子メール/掲示（記録・多数周知）
4. 受領確認方法：返信、既読確認（read receipt）、議事録への署名など
5. 記録保持：重要事項は文書化し、誰がいつ確認したかを残す

• プロジェクトマネージャ（プロジェクトを管理する責任者）
• ステークホルダ（利害関係者、stakeholder：プロジェクトに影響を受ける人や組織）
• 電子メール（e-mail：電子的に送る手紙）
• 電子掲示板（web上や社内システムの掲示板：多くの人が見るための場）
• 同報機能（複数宛てに一度に送る機能）
• 既読確認（read receipt：受信・開封を確認する仕組み）

FAQ