システム監査技術者 2022年 午後1 問02

解答の導き方

1. この設問で問われているのは、表1の項番3と項番4の検討資料に共通して、監査チームが何を確認したかです。それぞれの申請書等に固有の事情ではなく、両方に当てはまる確認事項を考えます。
2. タスクフォースの見直し方針では、まず、業務を抜本的に見直して「紙の申請書等が必要な事務処理そのものを廃止すること」を検討します。廃止できない場合は、記載項目を簡素化した上で、電子的に処理できるようにします。つまり、紙の様式を電子化する前に、元の事務処理や申請書等の内容を見直す段階があります。
3. 表1の項番3は、現行の記載項目をワークフローシステムの画面で入力する対応です。項番4は、現行の申請書等を電子的に添付する対応です。どちらも電子的な処理にはなりますが、それだけでは、事務処理の廃止や記載項目の簡素化を検討したかどうかは分かりません。
4. したがって、両方の検討資料で共通して確認するのは、紙の申請書等が必要な事務処理の廃止と、記載項目の簡素化を検討したかどうかです。実際に廃止や簡素化を実施したかではなく、方針に沿って検討したかを確認します。

誤りやすいポイント

• 電子的に処理できるようにしたことだけを確認事項にしないようにします。設問は、ペーパーレス化の方法ではなく、業務を抜本的に見直したかを問うています。
• 項番3の入力方法と項番4の添付方法の違いに注目しすぎると、両方に共通する確認事項を見落とします。
• 「事務処理の廃止」と「記載項目の簡素化」は、どちらか一方だけでは不十分です。見直し方針では、まず廃止を検討し、廃止できない場合には記載項目を簡素化する流れです。
• 実施済みかどうかではなく、検討したかどうかを答えます。

FAQ

解答の導き方

誤りやすいポイント

• 項番5について、「押印が必要な理由を確認したか」と答えるのは不十分です。規則の改訂を含む見直しが可能か、規則管掌部署に依頼したかが問われています。
• 項番6について、「電子署名を導入したか」と答えるのは不適切です。確認するのは導入の有無ではなく、法務部に利用検討を依頼したかです。
• 2項目とも、担当部署内で検討したかではなく、関係する他部署に働きかけたかに注目します。

FAQ

解答の導き方

1. 〔本調査の実施〕(3)では、表1の項番7の申請書等について、タスクフォースの見直し方針に沿っているかを確認しています。したがって、項番7の対応内容と見直し方針を照らし合わせます。
2. 表1の項番7では、「日付・氏名を入力して承認者にメールを送付する暫定的な対応」とされています。つまり、押印や署名を不要にする恒久的な方法が決まっているのではなく、当面の対応にとどまっています。
3. 見直し方針④には、急きょリモートワークを実施することになった影響で暫定的な対応を行っている場合、「押印や署名を不要とする目標時期を定める」とあります。そのため、暫定対応をしているだけでなく、押印や署名を不要にする時期が設定されているかを確かめる必要があります。
4. 表1の記載からは、その目標時期が設定されているか分かりません。そこで、監査チームは担当部署にヒアリングし、目標時期の設定状況を確認するという監査手続を行います。

誤りやすいポイント

• メール送付の暫定対応を実施していることだけで、見直し方針に沿っていると判断しないようにします。方針では、押印や署名を不要にする目標時期も定める必要があります。
• 「押印や署名を不要にする方法」を確認するのではなく、ここで問われている監査手続は、暫定対応に対して目標時期が設定されているかを確認することです。
• 表1の一覧表を閲覧するだけでは、目標時期の設定有無は分かりません。設問では、担当部署への確認が求められています。

FAQ

解答の導き方

1. 問われているのは、表1の項番8の申請書等について、グループウェアでのワークフロー作成を一律に見送った場合に、業務効率の面でどのような支障が生じるかです。項番8では、担当部署が「グループウェアによって、ワークフローを作成」する方針です。
2. グループウェアには、メール、スケジューラー、文書作成、表計算などの機能があります。本文には、それらの「各機能を連携させることで、業務の効率向上に寄与するワークフローを簡易に作成することができる」とあります。つまり、グループウェアを使う利点は、複数の機能を組み合わせたワークフローを手軽に作れることです。
3. 一方、ワークフローシステムには人事システムからレポートライン情報を取得して承認者を設定する機能があり、グループウェアにはその機能がありません。そのため、事務局がワークフローシステムの利用を促そうとしています。ただし、設問で問われているのは、承認者設定の機能差ではなく、グループウェアの利用を一律に見送ったときの業務効率上の支障です。
4. したがって、グループウェアの各機能と連携させたワークフローを簡易に作成できなくなることが、想定される支障です。

誤りやすいポイント

• グループウェアにレポートライン情報を使った承認者設定機能がないことを、そのまま「業務効率上の支障」と答えないようにします。これはワークフローシステムへの変更を促す理由です。
• 「認証システムを共有している」ことは、両システムを利用する際の認証に関する情報であり、設問が尋ねる支障の内容とは異なります。
• 単に「ワークフローの作成ができなくなる」とするのでは不十分です。問題となるのは、グループウェアの各機能との連携を生かした簡易な作成が難しくなる点です。

FAQ

解答の導き方

1. まず、設問が確認対象としているのは、ペーパーレス化による効果そのものではなく、次年度の活動計画案に盛り込まれた「業務の効率を更に向上する取組」です。紙への押印や署名をなくすこと、出社を不要にすること、事務の手間を減らすことだけでは、設問が求める取組を答えたことになりません。
2. 次に、情報システムの状況には、経営者から「既存の業務プロセスにあるボトルネックを解消して、業務の効率を更に向上」するよう指示され、そのために「情報システムの様々なログデータを分析する技術」を利用することが検討されているとあります。したがって、次年度の取組として確認すべきなのは、ログを分析して業務プロセスの問題点を見つけ、ボトルネックを解消することです。
3. さらに、この設問はワークフローに関わるシステムの監査について問うています。申請から承認までの処理を記録するワークフローシステムのログを分析対象とすることで、業務プロセスのどこに滞りがあるかを把握し、改善につなげられます。そのため、解答には「ワークフローシステムのログ」「分析」「業務プロセスのボトルネックの解消」を盛り込みます。

誤りやすいポイント

• 「ペーパーレス化によって出社が不要になる」とだけ答えると、設問が問うている、業務効率を更に向上するための取組を示せません。
• 「ログを分析する」とだけ答えると、何を改善するための分析なのかが不足します。ボトルネックの解消まで書くことが重要です。
• 情報システム全般のログ分析にとどめず、ワークフローシステムのログを分析する取組として具体化します。

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