基本情報技術者 2012年 秋期 午後 問06
データ管理に関する次の記述を読んで、設問1～3に答えよ。
大手の販売会社X社では、取引履歴などの大量のデータを一定期間保存するために、約1,000本の磁気テープ（以下、テープという）を使用している。テープは、電算センタ内のテープライブラリに保管してあり、システム部の運用課が管理している。テープには固有番号を付け、台帳で管理している。
テープは3か月ごとに棚卸しをして、台帳どおりの場所に実在していることを確認する。棚卸しの手続の概要は、次のとおりである。
(1) 今回の棚卸実施日に存在すべきテープの本数（今回の棚卸本数）を、次の式で求める。
今回の棚卸本数＝前回の棚卸本数＋追加した本数−廃棄した本数＋搬入した本数−搬出した本数
式中の各項の概要は、次のとおりである。
① 追加した本数：新規に購入した本数。未使用テープ保管箱に保管する。
② 廃棄した本数：不要となって記録内容を消去して廃棄した本数。不要になったテープは、使用済みテープ保管箱に保管しておき、不定期にまとめて記録内容を消去する。消去が完了した時点で、廃棄した本数として計上する。
③ 搬入した本数：社外の保管場所から受け入れた本数。例えば、外部保管業者に保管を委託してあったテープを取り寄せた場合などがこれに該当する。
④ 搬出した本数：社外の保管場所へ受け渡した本数。例えば、外部保管業者にテープの保管を委託した場合などがこれに該当する。X社内の部門からの貸出し要求に基づく貸出しは、これに該当しない。
(2) 棚卸作業では、テープの固有番号を基に、テープライブラリ内で実際にテープの有無を確認する。ただし、現在コンピュータ室で使用中又は社内部門に貸出中のものは、それぞれの現場に出向いて有無を確認する。
X社の前回の棚卸結果報告書を図1に示す。また、前回の棚卸実施後、今回の棚卸実施直前までのテープの移動状況を図2に示す。
図1、図2を基に、今回の棚卸しを実施した。現場でテープの有無を確認した結果、調査部に貸し出した、機密情報を記録したテープ1本の所在が不明であった。それ以外のテープは、全て台帳どおりに実在していることが確認できた。これらの事実を基に、今回の棚卸結果報告書を図3のようにまとめた。
図3の棚卸結果報告書をシステム部長に提出した翌日に、所在不明であったテープ1本がシステム部のヘルプデスクで発見された。この貸出しの申請者である調査部員がテープの取扱いに不慣れであったため、部門ファイルサーバへの複写をヘルプデスクに電話で依頼した。複写した後、テープはヘルプデスクの施錠されたキャビネットに置かれたままとなっていた。
テープは、媒体管理手続に基づいて貸し出され、貸出中のテープは申請者が施錠保管することになっていた。また、テープに記録された機密情報の管理は、全社の情報管理手続に従い、承認された部門の社員だけが複写を許可されている。今回のケースでは、経理部と調査部が複写を許可されていた。
運用課長は、この経緯の詳細を文書にまとめてシステム部長に報告した。報告を受けたシステム部長は、運用課長に次のように指示した。
“このような事故が再発しないように、貸出後のテープの取扱いについて規定を設けて、申請者に徹底すること。また、今回の件に限らず、図1〜3を見る限り、返却の手続が十分に機能していないようだ。利用が終わったテープは速やかに返却することという今の規定だけでは不十分で、例えば、①返却予定日を定めて適切な管理を実施するなどの改善が必要ではないか。
今回の所在不明の件での最大の問題は、機密情報保護の点で②根本的な問題を含んでいることだ。貸出方式をやめて、例えば、電算センタで管理するサーバに特別のディレクトリを用意し、そこにテープのデータを複写して提供するなど、抜本的な対策を早急に検討してほしい。”
設問1：
問題文を見る 図3中のに入れる正しい答えを、解答群の中から選べ。
a〜dに関する解答群
ア：0
イ：2
ウ：3
エ：5
オ：13
カ：14
キ：20
ク：25
ケ：28
eに関する解答群
ア：1028
イ：1034
ウ：1039
エ：1046
オ：1053
カ：1054
模範解答
a：オ、b：カ、c：キ、d：イ、e：エ
解説
解答の導き方
この問題では、テープが実際に確認できた本数と、移動記録から計算する「今回の棚卸本数」を分けて考えます。棚卸しとは、台帳上の数と実際の所在を照合する作業です。
1. 廃棄した本数 を求めます。
図1では、前回の棚卸時に使用済みテープ保管箱にあったテープは8本です。さらに、図2の07-25に5本が使用済みテープ保管箱へ移されています。そのため、08-15に記録内容を消去したテープは、合わせて 本です。
問題文には「消去が完了した時点で、廃棄した本数として計上する」とあります。したがって、この13本を廃棄した本数として数えます。10-02に使用済みテープ保管箱へ移された20本は、今回の棚卸実施直前までに消去された記録がないため、廃棄には含めません。
よって、 本です。
2. 未使用テープ保管箱の本数 を求めます。
図1では、未使用テープ保管箱に12本あります。図2では20本を新規購入し、期末処理のため18本を使用しています。
したがって、今回の未使用テープ保管箱の本数は、
です。よって、 本です。
3. 使用済みテープ保管箱の本数 を求めます。
前回の棚卸時に箱にあった8本と、07-25に追加された5本は、08-15に全て消去されています。その後、10-02に20本が使用済みテープ保管箱へ移されています。
よって、今回の本数は 本です。10-02の20本は箱に移された段階であり、消去されていないため、ここでは廃棄本数には数えません。
4. 社内部門に貸出中で、実地確認できた本数 を求めます。
図1では、社内部門への貸出しは調査部に2本、監査室に2本です。図2では、監査室から2本が返却され、その後、調査部に1本が貸し出されています。したがって、貸出中のテープは合計3本です。
ただし、報告書に記載するのは「実地確認済み本数」です。問題文では、貸し出したテープのうち1本の所在が不明で、それ以外は実在を確認できたとあります。したがって、実地確認できた貸出中のテープは、 本です。
よって、 本です。
なお、社内部門への貸出しは搬出ではありません。問題文では、搬出は社外の保管場所へ受け渡した本数であり、社内部門への貸出しは該当しないとされています。
5. 今回の棚卸本数 を求めます。
前回の棚卸本数として使うのは、図1にある今回の棚卸本数1060本です。図1にある1067本は、その前の棚卸本数なので、今回の計算の出発点にはしません。
図2では、新規購入した20本を追加します。廃棄した本数は先ほど求めた13本です。社外からの搬入はないため0本です。社外への搬出は、07-17の6本と10-10の15本を合わせて21本です。
よって、
です。
実地確認できた本数の合計は、 本です。今回の棚卸本数1046本との差である1本が、所在不明のテープに当たります。つまり、 は「確認できた本数」ではなく、移動記録から計算した「存在すべき本数」です。
誤りやすいポイント
- 前回の棚卸本数に、図1の1067本を使わないようにします。図1で今回の棚卸本数として示されている1060本が、今回の計算の基準です。
- 使用済みテープ保管箱へ移しただけでは、廃棄したことになりません。問題文のとおり、記録内容を消去した時点で廃棄として数えます。
- 10-02に箱へ移された20本は、消去された記録がないため、廃棄本数に含めません。
- 社内部門への貸出しは、社外への搬出ではありません。貸出中でも、所在を確認できたテープは実地確認済み本数に含めます。
- 実地確認済み本数の合計と、移動記録から計算する棚卸本数は同じとは限りません。今回は所在不明の1本があるため、1本の差が生じます。
FAQ
Q: 使用済みテープ保管箱に移した時点で、廃棄として数えないのはなぜですか？
A: 問題文では、不要なテープを箱に保管しておき、記録内容の消去が完了した時点で廃棄した本数として計上すると定めています。箱への移動と廃棄の計上は、別の段階です。
A: 問題文では、不要なテープを箱に保管しておき、記録内容の消去が完了した時点で廃棄した本数として計上すると定めています。箱への移動と廃棄の計上は、別の段階です。
Q: 社内部門から返却された2本は、搬入に含めないのですか？
A: 含めません。ここでいう搬入は社外の保管場所から受け入れた本数です。社内部門からの返却は、社外からの搬入ではありません。
A: 含めません。ここでいう搬入は社外の保管場所から受け入れた本数です。社内部門からの返却は、社外からの搬入ではありません。
Q: 実地確認できた合計が1045本なのに、今回の棚卸本数が1046本なのはなぜですか？
A: 棚卸本数は、移動記録を使って「存在すべき本数」を計算した値です。実地確認できた本数は、現場で所在を確認できたテープの数です。今回は1本の所在が不明なので、実地確認できた本数が1本少なくなります。
A: 棚卸本数は、移動記録を使って「存在すべき本数」を計算した値です。実地確認できた本数は、現場で所在を確認できたテープの数です。今回は1本の所在が不明なので、実地確認できた本数が1本少なくなります。
関連キーワード: 棚卸し、在庫管理、資産管理、貸出管理、内部統制
設問2：
問題文を見る 本文中の下線①について、実施すべき管理の内容として適切な答えを、解答群の中から選べ。
解答群
ア：運用課が次回の棚卸日よりも後の日付で返却予定日を設定し、棚卸日に超過が発生しないようにする。
イ：運用課が返却予定日を管理し、超過した場合は申請者に再申請などの必要な処置をとらせる。
ウ：申請者に十分な余裕をもった返却予定日を設定させて、返却予定日の超過が発生しないようにする。
エ：申請者に返却予定日の管理を委ね、超過した場合は再申請などの必要な処置を自ら申請させる。
模範解答
イ
解説
解答の導き方
設問は、テープの返却予定日を決めた後、どのように管理すればよいかを問うています。
本文では、これまでの規定は「利用が終わったテープは速やかに返却する」という内容だけで、「返却予定日を定めて適切な管理を実施する」改善が必要だと述べています。返却予定日を決めるだけでなく、予定日を過ぎたテープがないか確認し、遅れている場合に対応する必要があります。
図2には調査部への貸出しが記録されていますが、返却予定日は示されていません。返却予定日を記録し、運用課が管理していなければ、返却が遅れているかどうかを判断できず、申請者への確認もできません。
そこで、運用課が返却予定日を管理し、予定日を過ぎた場合には、申請者に再申請などの必要な処置をとらせる方法が適切です。これは、運用課が貸出し全体を把握し、返却遅れを確認できる方法です。
ほかの選択肢では、アのように次回の棚卸日より後に返却予定日を設定すると、棚卸しまで返却遅れに気付けないおそれがあります。ウとエは、返却予定日の設定や管理を申請者に委ねています。申請者だけに任せると、運用課が返却状況を把握できず、遅れへの対応も遅れる可能性があります。
したがって、運用課が返却予定日を管理し、超過した場合に必要な処置をとらせる方法が適切です。
誤りやすいポイント
-
返却予定日を決めるだけで十分だと考えること
予定日を決めても、誰も確認しなければ返却遅れに対応できません。予定日を管理し、超過時に対応するところまで必要です。 -
申請者が自分で管理すればよいと考えること
申請者はテープを借りる側です。管理を申請者だけに任せると、返却状況を組織として確認しにくくなります。 -
棚卸日を返却予定日の基準にすること
棚卸しは、決まった時期にテープがあるべき場所にあるかを確認する作業です。返却予定日の管理の代わりにはなりません。
FAQ
Q: 返却予定日を設定するだけでは、なぜ不十分なのですか？
A: 予定日を過ぎたかどうかを確認し、遅れている場合に申請者へ連絡する必要があるためです。日付の記録と、その後の確認・対応を組み合わせて管理します。
A: 予定日を過ぎたかどうかを確認し、遅れている場合に申請者へ連絡する必要があるためです。日付の記録と、その後の確認・対応を組み合わせて管理します。
Q: 返却が遅れた場合、なぜ再申請などの処置が必要なのですか？
A: 当初の予定日を過ぎても利用を続ける場合、貸出しの状況を改めて確認する必要があるためです。運用課が状況を把握できるようにし、テープの所在を管理します。
A: 当初の予定日を過ぎても利用を続ける場合、貸出しの状況を改めて確認する必要があるためです。運用課が状況を把握できるようにし、テープの所在を管理します。
Q: 棚卸しでテープの数を確認すれば、返却管理もできますか？
A: 棚卸しは定期的な確認なので、返却予定日を過ぎた直後に気付けるとは限りません。返却予定日を個別に管理することで、棚卸しを待たずに対応できます。
A: 棚卸しは定期的な確認なので、返却予定日を過ぎた直後に気付けるとは限りません。返却予定日を個別に管理することで、棚卸しを待たずに対応できます。
関連キーワード: 情報資産管理、媒体管理、棚卸し、貸出管理、返却期限管理
設問3：
問題文を見る 本文中の下線②について、根本的な問題とは何を指しているか、最も適切な答えを、解答群の中から選べ。
解答群
ア：調査部からの複写の依頼が、電子メールなどの文書ではなく電話で行われた。
イ：複写終了後に、申請者から運用課へ、複写の事後報告をしなかった。
ウ：複写終了後に、ヘルプデスク担当者から運用課へ、複写の事後報告をしなかった。
エ：ヘルプデスク担当者が機密情報を複写し、テープを保管していた。
模範解答
エ
解説
解答の導き方
-
この設問で問われているのは、書類や連絡の手順の不備ではなく、機密情報を守るうえでの「根本的な問題」です。まず、テープの扱いに関する規則を確認します。
-
本文には、機密情報は「承認された部門の社員だけが複写を許可」され、今回、複写を許可されていたのは経理部と調査部だとあります。つまり、調査部員は複写を依頼できる立場です。しかし、実際に複写したのは、調査部員ではなくヘルプデスク担当者です。ヘルプデスク担当者が許可された部門の社員であるとは書かれていないため、複写を許可された人以外が機密情報を複写した点が問題です。
-
さらに、テープは「申請者が施錠保管する」規則でしたが、複写後はヘルプデスクのキャビネットに置かれたままでした。キャビネットが施錠されていても、定められた保管者が保管していないことは問題です。
-
選択肢アの電話での依頼や、選択肢イ・ウの事後報告がなかったことは、記録や確認の面で不備です。しかし、最も根本的なのは、複写を許可された人ではないヘルプデスク担当者が機密情報を複写し、テープも保管していたことです。したがって、選択肢エが適切です。
誤りやすいポイント
- 「電話で依頼した」ことだけを、最大の問題と考えないようにしましょう。電話では依頼の記録が残りにくいという問題はありますが、複写を許可された人が実際に複写したかどうかが、より重要です。
- 調査部員が複写を許可されていることと、ヘルプデスク担当者が複写を許可されていることは別です。依頼者の所属だけで、作業者にも権限があるとは判断できません。
- テープが施錠された場所に置かれていたことだけで、規則どおりに管理されていたとはいえません。本文では、保管する人も決められています。
FAQ
Q: 調査部員が複写を依頼したのに、なぜ問題になるのですか？
A: 調査部員は複写を許可された部門の社員ですが、実際に複写したのはヘルプデスク担当者です。依頼者が許可されていても、作業者が許可されているとは限りません。
A: 調査部員は複写を許可された部門の社員ですが、実際に複写したのはヘルプデスク担当者です。依頼者が許可されていても、作業者が許可されているとは限りません。
Q: テープが施錠されたキャビネットにあれば、保管上の問題はないのですか？
A: 施錠されていることは、保管場所への立入りを制限する点では役立ちます。しかし、本文の規則では申請者が保管することになっているため、ヘルプデスクが保管したことは規則どおりではありません。
A: 施錠されていることは、保管場所への立入りを制限する点では役立ちます。しかし、本文の規則では申請者が保管することになっているため、ヘルプデスクが保管したことは規則どおりではありません。
Q: 依頼や事後報告を書面にすれば、問題は解決しますか？
A: 記録を残すことは、誰が何をしたかを確認するのに役立ちます。ただし、複写を許可されていない人が作業する問題は、書面を作るだけでは解決しません。
A: 記録を残すことは、誰が何をしたかを確認するのに役立ちます。ただし、複写を許可されていない人が作業する問題は、書面を作るだけでは解決しません。
関連キーワード: アクセス制御、認可、機密性、情報セキュリティ
