ITパスポート 2013年 春期 問12
問題文
社内の決裁申請手続の迅速化と省力化を狙いとして導入するシステムはどれか。
選択肢
ア：MRPシステム
イ：POSシステム
ウ：SFAシステム
エ：ワークフローシステム（正解）
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社内の決裁申請手続の迅速化と省力化を狙いとして導入するシステムはどれか。【ITパスポート 解説】
正解の理由
社内の「決裁（けっさい：上長などの承認・裁可）」申請手続きを速く・省力化する目的に最も合うのは、申請の流れ（誰が承認するか、次に誰に回すか）を電子的に管理する「ワークフローシステム」です。選択肢では エ がこれに当たります。ワークフローシステムは申請フォームの作成、承認ルートの設定、承認依頼の自動通知、承認履歴の保存などを行い、手作業の回覧や押印を減らして処理時間と人的負担を下げます。
解法ステップ
- 問題文のキーワードを探す：「決裁申請手続」「迅速化」「省力化」→ 承認や手続きの流れを改善するシステムを探す。
- 各選択肢の役割を確認する（以下で略語や用途を説明）。
- 「承認フローを電子化する」機能を持つものを正解とする。該当するのはワークフローシステム（エ）。
- 残りを除外する。理由は下の選択肢別解説を参照。
選択肢別の誤答解説
-
ア: MRPシステム（MRP：Material Requirements Planning＝資材所要量計画。生産に必要な部品や材料の発注・在庫を計画する仕組み）
→ 生産計画や部品手配を効率化するもので、社内の決裁申請手続き（承認フロー）の電子化を直接行うものではありません。購買発注に承認機能が付く場合もありますが、目的は生産・在庫管理です。 -
イ: POSシステム（POS：Point of Sale＝販売時点情報管理。レジでの売上や在庫連動を管理する仕組み）
→ 小売店の顧客購入時の情報収集・会計用システムで、社内の承認フローとは用途が異なります。 -
ウ: SFAシステム（SFA：Sales Force Automation＝営業支援システム。営業活動の記録・管理を支援するツール）
→ 営業の案件管理・訪問記録や目標管理などが主目的です。承認ワークフローを持つ場合もありますが、決裁申請手続きを会社全体で統一して速くする目的にはワークフロー専用の方が適しています。 -
エ: ワークフローシステム（業務の承認や手続きを電子化して流れを管理するシステム）
→ 申請・承認の流れを電子化し、承認権者の指定、代理承認、リマインド、承認履歴の保存などを行います。したがって「決裁申請手続の迅速化と省力化」に最も適しています。
よくある誤解
-
「SFAも申請や承認があるからワークフローと同じだ」
→ SFAは営業活動が中心で、承認機能は付帯的です。会社全体の決裁フローを管理するにはワークフローが最適です。 -
「MRPやERPなら決裁も自動化できるはず」
→ ERP（Enterprise Resource Planning：基幹業務統合システム）は業務の統合化を目指しますが、決裁フローの細かな承認ルールや電子回覧の使い勝手は専用ワークフローほど柔軟とは限りません。目的を見て選ぶことが重要です。 -
「POSは申請のためにも使えるのでは？」
→ POSは販売時の処理が目的で、社内承認ワークフローには向きません。
補足コラム
ワークフローシステムにはクラウド型（SaaS：Software as a Service＝サービスとして提供されるソフトウェア）と社内設置型（オンプレミス）があります。クラウド型は初期費用が低く、すぐ使い始められる利点があります。導入時には以下を確認すると失敗が少ないです。
- 承認ルートの柔軟性（複雑な組織変更に対応できるか）
- 代理承認や差戻し（差し戻し）などの細かい動作
- 承認履歴のログ（監査用）と検索性
- 他システム（給与、経費、ERPなど）との連携性
- セキュリティと権限管理（誰が何を見られるか）
導入効果は「申請から完了までの所要時間短縮」「ペーパーレス化によるコスト削減」「承認漏れや滞留の減少」などで、数値で効果を示せると説得力があります。
FAQ
Q1: ワークフローとBPM（Business Process Management：業務プロセス管理）は違いますか？
A1: ワークフローは申請・承認などの「人の流れ」を管理する機能が中心です。BPMは業務プロセス全体の最適化（自動化、分析、継続的改善）を目指し、ワークフローを含む場合が多いです。
A1: ワークフローは申請・承認などの「人の流れ」を管理する機能が中心です。BPMは業務プロセス全体の最適化（自動化、分析、継続的改善）を目指し、ワークフローを含む場合が多いです。
Q2: 小さな会社でもワークフローシステムは必要ですか？
A2: 人的ミスや承認遅れが業務に影響するなら有効です。クラウド型なら導入コストが低く、まずは試して効果を測れます。
A2: 人的ミスや承認遅れが業務に影響するなら有効です。クラウド型なら導入コストが低く、まずは試して効果を測れます。
Q3: SFAで決裁させることは完全にダメですか？
A3: 組織の規模や要件によります。営業プロセス内の簡易承認はSFAで済む場合もありますが、会社全体の決裁ルールを統一して管理するならワークフローが適しています。
A3: 組織の規模や要件によります。営業プロセス内の簡易承認はSFAで済む場合もありますが、会社全体の決裁ルールを統一して管理するならワークフローが適しています。
Q4: ワークフローと電子契約サービスは違いますか？
A4: ワークフローは承認の流れを管理します。電子契約サービスは契約書の締結・署名を電子的に行うものです。連携して使うことが多いです。
A4: ワークフローは承認の流れを管理します。電子契約サービスは契約書の締結・署名を電子的に行うものです。連携して使うことが多いです。
関連キーワード: ワークフロー、決裁、承認フロー、電子決裁、BPM、SaaS、承認ルート、業務改善、ERP、自動化、監査ログ
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