ITパスポート 2019年 春期 問02

グループウェアの機能を利用した事例のうち、ワークフロー管理機能を活用したものとして、最も適切なものはどれか。【ITパスポート 解説】

正解の理由

解法ステップ

1. 「ワークフロー管理機能」が何をする機能かを短く確認する（承認ルートの自動化・記録・進捗管理）。
2. 各選択肢がどの機能に該当するかを考える（文書共有、スケジュール管理、承認フロー、会議機能など）。
3. 「承認の流れを電子化して管理する」ものがワークフローであるため、それに該当する選択肢を選ぶ。
4. 上の手順で、ウがワークフローの説明と一致することを確認する。

選択肢別の誤答解説

• ア: 営業活動に有効な提案書テンプレートの共有
  → これは文書管理・ナレッジ共有の機能に該当します。テンプレートを共通保存して使うことで効率化しますが、承認の流れを自動化するワークフローとは異なります。
• イ: 会議出席予定者の空き時間の確認
  → これはスケジュール管理（カレンダー共有、予定調整）の機能です。誰の空き時間を見て会議を入れるかはワークフローではなくスケジューラ機能です。
• ウ: 出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化
  → 申請→承認→精算という「一連の業務フロー」をシステムで順番に回し、承認履歴を残す点がワークフローそのものです。したがって該当します。
• エ: ネットワーク上での本支店間会議の実施
  → これはビデオ会議・Web会議の機能です。会議を行う機能であって、承認プロセスを管理するワークフローではありません。

よくある誤解

1. 「業務を効率化するもの＝ワークフロー」と考える誤解
   • 文書共有やテンプレート提供、チャット、会議機能も業務効率化に寄与しますが、ワークフローは特に「承認ルートの自動化と進捗管理」を指します。目的が「誰が承認するかの流れ管理」かどうかで判断します。
2. 「メールで承認を回すのもワークフローだ」と思う誤解
   • メールは手段に過ぎません。ワークフローは承認のルールをシステムで定義・強制し、ログ（記録）を残す点で違います。メールだと承認漏れや誰が最後に承認したか不明になることがあります。
3. 「ワークフローは大企業向けだけ」という誤解
   • 最近はクラウド（SaaS：Software as a Service：サービスとして提供されるソフトウェア）型で小規模向けの手軽なワークフローも多く、中小企業でも導入しやすくなっています。

補足コラム

• ワークフローの代表的な活用例：休暇・出張・経費精算・購買発注・社内稟議書（りんぎしょ）の電子化。共通する点は「申請→承認者へ順次回付→承認／差し戻し→完了」という流れがあることです。
• ワークフローの利点：承認の可視化（誰で止まっているか一目でわかる）、証跡（いつ誰が承認したかの記録）、処理時間の短縮、紙の削減。
• 用語メモ：ワークフロー（workflow）は英語で「仕事の流れ」。グループウェア（groupware）は「共同作業（グループ）を助けるソフト」です。

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