ITパスポート 2026年 問49

プロジェクト会議の運営に関する記述【ITパスポート 解説】

正解の理由

• ステークホルダ（stakeholder：利害関係者）＝プロジェクトに影響を与える人や組織
• アジェンダ（agenda：議題）＝会議で何を話すかの目次
• タイムボックス（timebox：時間枠）＝作業や会議の時間をあらかじめ決めること

解法ステップ

1. 問題文で「最も適切」を探す。実務上の良い慣行に合う選択肢を選ぶ。
2. 各選択肢が現場で実行可能か、またプロジェクト管理の基本原則（記録、時間管理、関係者管理、事前準備）に合うかを照らし合わせる。
3. 「決定事項の記録と共有」は常に重要なので、それを明示する選択肢を優先する。
4. 残りの選択肢が実務的に不適切な理由（無計画、非効率、情報不足）であることを確認して除外する。

選択肢別の誤答解説

• ア：正しい。議事録を作成し、必要な関係者と共有することは、決定の証跡を残し実行を確実にするために有効。議事録には「決定事項」「アクション（誰が何をいつまでにするか）」「未解決事項」「次回の予定」を含めるとよい。
• イ：誤り。会議の終了時刻を決めずに実施すると、ダラダラ長引き、参加者の時間が無駄になりやすい。タイムボックス（時間枠）を決めることで効率的に進められる。
• ウ：誤り。全ての会議にステークホルダ全員が常に参加する必要はない。会議は目的に応じて必要なメンバーで行うのが効率的。関係者全員を毎回集めると意思決定が遅くなり、コストも増える。
• エ：誤り。会議の開始直後に議題を募ると、準備不足で議論が散漫になる。アジェンダ（議題）は事前に準備・配布しておき、参加者が資料を読み準備できるようにすることが望ましい。

よくある誤解

1. 「議事録は形式だけで不要」
   → 議事録はただの形式ではありません。誰が何をするかの責任と期限を明確にすることで、やるべきことが実行される根拠になります。
2. 「会議は人数が多いほど情報が集まる」
   → 必要な意思決定に関係する人だけを選ぶ方が早く合理的な決定ができることが多いです。情報は必要に応じて共有すればよいです。
3. 「議題は場で決めれば柔軟で良い」
   → 臨機応変は重要ですが、主要な議題は事前に共有し、当日は時間配分に集中する方が生産性が高いです。

補足コラム

• 議事録の作り方（簡単テンプレ）
  • 会議名、日時、参加者（欠席者も）、議題
  • 各議題ごとの議論の要点
  • 決定事項（何を決めたか）
  • アクション（誰が／何を／いつまでに）
  • 次回会議の日時（決まっていれば）
• 共有のタイミング：会議終了後できるだけ速やかに（24〜48時間以内が目安）。記憶が新しいうちに確認・修正を受けられます。
• 会議の役割分担：ファシリテーター（進行役）、書記（議事録作成）、タイムキーパー（時間管理）を決めるとスムーズです。
• 小さな会議は短時間（15〜30分）で終える「スタンドアップミーティング」も有効。短時間で決める文化はプロジェクトを加速します。

FAQ