プロジェクトマネージャ 2024年 午後1 問03

解答の導き方

1. まず、Hプロジェクトでは開発項目が最初から固定されているわけではありません。H銀行企画部は、要求事項に「最新の状況において優先度を付けて順次判断し、開発項目の更新を行っていく」としています。つまり、状況に応じて要求事項を選び直し、開発項目を更新していく必要があります。
2. 一方で、達成すべき条件もあります。H銀行企画部は「スケジュールは厳守しつつ予算内で要求事項の取込みに最大限柔軟に対応してほしい」と述べています。したがって、スケジュールと予算の制約を守りながら、要求事項の取込みに柔軟に対応することが求められています。
3. A銀行マネジメント標準の変更管理プロセスは、変更要求の影響を調査してCCBが承認又は否認する方式です。しかし、本文には、変更の効果が不明確だったり、他部門の要求と相反したりして、やり取りが何度か発生することが多かったとあります。この方式をそのまま使うと、要求事項を順次判断して開発項目を更新する運用に合わないおそれがあります。
4. そこで、要求事項の判定基準やスケジュール遅延リスクに応じた承認手順を設け、要求事項を継続的に評価・選択できるように変更しました。つまり、下線①の修整の目的は、要求事項の取込みに最大限柔軟に対応することです。

誤りやすいポイント

• 「スケジュールを守ること」だけを目的として答えないようにしましょう。スケジュール厳守は前提条件であり、問われているのは変更管理プロセスを修整した目的です。
• 「全ての要求事項を取り込むため」と考えるのは誤りです。要求事項は優先度やリスクを踏まえて判断し、予算内で取込みに対応します。
• 変更管理プロセスの手順を列挙するだけでは、修整の目的を答えたことになりません。要求事項を順次判断して更新する必要性と、柔軟な取込みへの対応を結び付けましょう。

FAQ

• Q: 要求事項の取込みに柔軟に対応するとは、要求事項を必ず採用することですか？
  A: いいえ。優先度や影響、スケジュール遅延リスクなどを踏まえて採否を判断し、その上で可能な範囲で柔軟に取り込みます。
• Q: スケジュール厳守と柔軟な要求事項の取込みは、どう両立させますか？
  A: 取込みによる影響を評価し、リスクが小さい場合はPMが承認するなど、リスクに応じた判断手順を設けます。
• Q: 従来の変更管理プロセスをそのまま使えないのはなぜですか？
  A: 要求事項が順次確定し、開発項目も更新されるため、変更要求を都度審査する従来の方式では、継続的な判断に適さない場合があるからです。

解答の導き方

1. まず、従来の変更管理プロセスで起きていた問題を確認します。変更の効果が不明確だったり、他部門の要求と相反したりして、「変更要求を提出した部門や他部門とのやり取りが何度か発生することが多かった」とあります。つまり、要求の内容が整理されていないまま提示され、確認や調整が繰り返されていました。
2. そこで新しいプロセスでは、H銀行企画部が「要求事項がHプロジェクトに提示できる基準を満たしているか」を先に判定し、基準を満たすものだけをHプロジェクトに提示します。要求事項をHプロジェクトに渡す前に、提示に必要な条件を満たしているかを確認する流れです。
3. この事前確認によって、内容が不明確な要求事項などがそのままHプロジェクトに持ち込まれることを抑えられます。その結果、要求事項を提出した業務部門への確認や、他部門との調整をHプロジェクトが何度も行う場面が少なくなります。したがって、期待される効果は、そうしたやり取りを減らすことです。

誤りやすいポイント

• 判定基準の設定を、要求事項の優先順位付けと混同しないようにします。ここで問われているのは、Hプロジェクトに提示する前の判定による効果です。
• 「やり取りをなくす」と言い切るのは適切ではありません。確認や調整が必要になる場合はあるため、「減らす」と捉えます。
• スケジュール遅延リスクや追加コストの評価は、要求事項がHプロジェクトに提示された後の検討です。下線②による効果とは区別します。

FAQ

解答の導き方

1. 問われているのは、DDBが要求事項の追加を認めるとき、スケジュール遅延リスクを「30％未満」に下げるために何を決定するかです。単に要求事項を承認することではありません。
2. 本文では、要求事項を開発項目に取り込む際に、課題や追加コストだけでなく、開発項目の更新によるスケジュール遅延リスクも評価するとしています。つまり、要求事項を追加したときの作業量や計画への影響が、遅延リスクを左右します。
3. また、H銀行企画部は「スケジュールは厳守しつつ」要求事項の取込みに柔軟に対応してほしいとしています。したがって、スケジュールを守るには、要求事項を追加するだけで作業量を増やすのではなく、開発項目全体の作業量を調整する必要があります。
4. そこでDDBが、追加する要求事項と引き換えに、開発項目に含まれている別の要求事項を外せば、作業量を抑え、遅延リスクを下げられます。この「開発項目内のほかの要求事項を外す決定」によってリスクを再評価し、30％未満になれば、PMの承認で新しい要求事項を取り込めます。

誤りやすいポイント

• DDBが新しい要求事項をそのまま承認することだと考えないようにします。追加だけでは作業量が増え、遅延リスクを下げることにつながりません。
• 「予算に余裕がある」ことを理由に、追加予算を確保する決定だと考えないようにします。優先されるのはスケジュールの厳守です。
• 外す対象は、追加する要求事項そのものではなく、すでに開発項目に含まれているほかの要求事項です。

FAQ

解答の導き方

誤りやすいポイント

• 予算に余裕があることを理由に、要求事項をいつでも追加できると考えないようにします。本文では、予算よりもスケジュールの厳守が重視されています。
• 要求事項の取込みが困難になる理由を、技術的な難しさだけに限定しないようにします。ここでは、プロジェクトの進捗に伴って残り時間や計画の余裕が減ることが、スケジュール遅延リスクにつながります。
• DDBの合意を得る目的を、単に追加要求を断るためと考えないようにします。要求事項を評価しながら取り込む一方、期限を守れなくなるような受入れを防ぐことが重要です。

FAQ

解答の導き方

1. まず、解決すべき「喫緊の課題」を確認します。本文では、適応型プロジェクトが今後も立ち上げられる見込みであり、適応型プロジェクトをマネジメントできる若手リーダーの育成が課題とされています。さらに、育成目標には適応型プロジェクトのマネジメントだけでなく、それに適したリーダーシップの習得も含まれています。
2. 次に、A銀行マネジメント標準のチームマネジメントの特徴を見ます。PMとリーダーの役割・責任を明確に分け、指示や報告に基づいて進めるプロセスであり、課題の解決方法やメンバーの活動を明確に指示し、指導することを重視しています。
3. しかし、若手リーダーに身に付けさせたいのは、支援型リーダーシップです。指示や指導を中心とするマネジメントでは、若手リーダーが支援型リーダーとして成長する機会を得にくいため、リーダー育成という課題の解決には適しません。したがって、理由は「支援型リーダーの育成に適さないマネジメントだから」と判断できます。

誤りやすいポイント

• プロジェクトの期限厳守や進捗管理が難しいことを理由にしないようにします。問われているのは、H銀行システム部の課題である若手リーダーの育成との適合性です。
• A銀行マネジメント標準が常に不適切という意味ではありません。ここでは、指示・指導を重視する特徴が、支援型リーダーシップの育成に合わない点が問題です。
• 「若手の経験不足だから」とだけ答えると、標準のどの特徴が育成に適さないのかが伝わりません。

FAQ

解答の導き方

1. この設問は、ベテラン行員の経験や技能ではなく、育成対象となる若手リーダーにどのような姿勢があるかを尋ねています。
2. チーム編成について、本文には「若手でモチベーションが高く自発的に仕事に取り組む姿勢をもつメンバーを積極的にリーダーに登用する」とあります。若手リーダーには、意欲が高く、自分から仕事に取り組む姿勢があると分かります。
3. その若手リーダーを、支援型リーダーシップを習得したベテラン行員が後方から支援する計画です。したがって、問われている姿勢は、モチベーションの高さと自発的に仕事に取り組むことです。

誤りやすいポイント

• 育成役にアサインされるベテラン行員の経験や能力を答えてしまうことです。問われているのは、登用された若手リーダーの姿勢です。
• 「適応型プロジェクトのマネジメント」など、リーダー育成の目標を答えてしまうことです。設問は育成目標ではなく、若手リーダーにある姿勢を尋ねています。
• 「モチベーションが高い」だけで答え、自発的に仕事に取り組む姿勢を含めないことです。

FAQ

解答の導き方

1. 下線⑦では、育成役が若手リーダーを「メンバーの動機付けや自律的な課題解決の促進」について後方から支援します。ここで問われているのは、若手リーダーを育成すること自体ではなく、その支援によってHプロジェクトにどのような効果をもたらすかです。
2. 過去の失敗事例には、リーダーがメンバーに細かく指示したり、課題解決に過度に介入したりした結果、「チームとしてのパフォーマンスが低下して、進捗が遅れてしまうことがあった」とあります。若手リーダーへの支援によって、メンバーの自律的な課題解決を促し、過度な指示や介入によるチームのパフォーマンス低下を防ぐことが期待できます。
3. したがって、Hプロジェクトへの効果としては、チームのパフォーマンス低下に起因する進捗の遅れを防ぐことが適切です。

誤りやすいポイント

• 「若手リーダーの育成」だけを答えると、育成役をアサインする目的には触れていますが、設問が尋ねるHプロジェクトへの効果になっていません。
• 「メンバーの課題を育成役が解決する」と捉えるのは誤りです。本文では、自律的な課題解決を促すことが支援の内容です。
• スケジュール遅延だけに注目するのではなく、遅延の原因として示されたチームのパフォーマンス低下とのつながりを押さえます。

FAQ

解答の導き方

1. まず、従来の週次進捗会議では、遅れがあっても「問題なし」と報告され、遅延が表面化した時点では状況が深刻になっていた、という失敗がありました。つまり、問題の把握が遅れると、対策も遅れてスケジュール遅延の影響が大きくなります。
2. そこでI課長は、週次進捗会議とは別に、チーム全員が参加する朝会を毎朝行い、「昨日の進捗」「今日の予定」「障壁となっている事項や不安要素」を共有することにしました。全員が毎日状況を共有するため、遅れにつながりそうな問題や障壁を早い段階で把握できます。
3. さらに、問題の共有だけで終わらず、チーム全体で原因を確認し、早期解決に向けた計画を作成することがリーダーの責務とされています。したがって、朝会によって得たいのは、問題が大きくなる前に原因を把握し、早めに解決へ動くことです。これがスケジュール遅延リスクを抑える効果につながります。

誤りやすいポイント

• 朝会を行う目的を、単に進捗を確認することだけと捉えないようにします。重要なのは、障壁や不安要素を早期に見つけ、解決につなげることです。
• 「スケジュール遅延をなくす」とするのは言い過ぎです。朝会で問題を早く把握し、深刻化する前に対処することで、遅延リスクを軽減します。
• 週次進捗会議での報告頻度を高めるだけではありません。チーム全員が毎朝参加し、問題の共有と早期解決を促す点がポイントです。

FAQ