システム監査技術者 2010年 午後1 問01
企画段階におけるシステム化効果の監査に関する次の記述を読んで、設問1～4に答えよ。
A社は、近年、小売を主力とする事業分野に加え、外食などの新規事業にも進出している。今回、事業拡大に対応するために、事業部門を再編成し、経営情報システムを開発することになった。現在の開発状況は、システム企画段階が終了し、設計段階に入るところである。
A社では、これまで、新規のシステム開発が大幅に遅延したり、稼働後に十分に活用されないシステムがあったりした。そこで、社長は、経営情報システムの企画段階の監査を、監査部に指示した。
〔経営情報システムの開発目的・機能〕
A社では、これまで、地域別売上、原価などを月次で集計していた。また、新規事業については、各事業部が個別に集計した資料を、経営企画室が取りまとめて印刷し、役員会に提出していた。しかし、各種ドキュメントの書式、表示項目などが統一されていないので、管理しにくいだけでなく、集計に時間がかかり、経営者から不満が出ていた。
これらの点を踏まえて、今回の経営情報システムについては、開発目的・機能を次のように設定した。
(1) 事業別・商品別の経営指標などを月次で迅速に把握し、経営判断に役立てるために、主に経営者向けに月次のレポートを作成する。
(2) 地域別、商品・サービス別の売上・原価を日次で集計し、様々な分析に活用する。事業部長、店長などが集計結果を自ら分析できるような機能を提供する。分析機能については、経営企画室が標準的な分析パターンを検討し、要件に盛り込む。作成された標準的な分析パターンは、レポートのテンプレートとして各事業部・店舗に配布する。より詳細な集計機能、分析機能は、各事業部・店舗のPCでも利用できるようにする。
〔A社のシステム企画段階の概要〕
A社では、新規の情報システムを開発する場合には、起案部署が中心になって開発りん議書及びプロジェクト計画書を作成し、情報化委員会に提出することになっている。情報化委員会では、提出された開発りん議書及びプロジェクト計画書を審議し、開発の優先順位を決める。情報化委員会は通常、年に2回開催され、半期ごとの予算に応じたシステム開発案件を決定する。情報化委員会の承認が得られたシステム開発案件は、システム企画部が起案部署からの要求を分析し、要件定義書及び基本設計書を作成する。
A社のシステム企画段階で作成する主なドキュメントは、表1のとおりである。
〔予備調査の概要〕
今回のシステム監査は、T君が担当することになった。監査目的は、“経営情報システムの企画が、開発目的に適合した内容になっているかどうかを確認すること”である。予備調査では、各ドキュメントをレビューして記載内容を確かめた。その結果分かったことは、次のとおりである。
(1) 開発りん議書には、システム化効果を記入する欄がある。この欄には、月次の経営指標の集約作業の省力化効果が、金額に換算して記載されている。ここに記載されている金額は開発予算を回収できるほどの金額にはなっていない。また、システム化効果の欄にはそれ以外の記載事項はない。
(2) 経営情報システムのオーナ部門は、経営企画室であり、室長が企画段階のドキュメントの承認を行うことがプロジェクト計画書に記載されている。主なユーザは、経営者、事業部長及び部長、経営企画室及び経理部の部員、エリアマネージャ、店長などである。
(3) 要件定義書の作成過程で、ユーザからの要望事項をヒアリングした記録には、次のようなものがある。経営企画室からは、“様々な角度から分析したいので、なるべく生データに近いデータを収録したい”、“経営環境の変化が激しい状況において、システムの機能を固定せずに常に見直しができるような対策を盛り込んでほしい”という要望が出されている。一方で、各事業部からは、“集約した数値から、売れ筋などの傾向をつかむためにドリルダウンの機能を充実させてほしい”という要望が出されている。
これらの要望を取りまとめて、実現する機能を絞り込んで機能要件として整理し、要件定義書が作成されている。要件定義書は、経営企画室とシステム企画部の関係者によってレビュー会議が実施され、承認されている。
(4) 基本設計書には、要件定義書の内容を実現するためのハードウェア及びネットワークの構成、採用するソフトウェアなどが記載されている。幾つかのデータウェアハウス製品が候補として挙げられ、性能比較などの結果を基に採用した製品が記載されている。
〔本調査の概要〕
T君は予備調査の結果を踏まえ、本調査の監査手続書を作成した。T君が作成した監査手続書の抜粋は、表2のとおりである。
監査部長は、T君が作成した監査手続書をレビューし、改善すべき点を指摘した。監査部長の指摘は、次のとおりである。
・表2中の項番2の監査手続は、“オーナ部門がドキュメントの内容を確認していること”という監査ポイントを確認するためには不十分である。監査ポイントに対応した監査手続を実施すべきである。
設問1：
問題文を見る〔予備調査の概要〕の(1)について、T君は、開発りん議書に記載されているシステム化効果では不適切であると考えた。その理由を、50字以内で述べよ。
模範解答
省力化効果だけでなく、経営判断にどのように役立つかといった定性的な効果も記載すべきだから
解説
解答の導き方
-
問われているのは、開発りん議書に記載されたシステム化効果が、なぜ開発目的に対して不十分なのかという理由です。
-
開発目的には、月次レポートを「経営判断に役立てる」ことや、地域別、商品・サービス別の売上・原価を日次で集計して「様々な分析に活用する」ことが含まれています。つまり、このシステムの効果は、集計作業の手間を減らすことだけではありません。
-
一方、開発りん議書に記載されているのは、「月次の経営指標の集約作業の省力化効果」を金額に換算したものだけです。それ以外の記載事項がないため、経営判断への貢献や分析への活用といった効果が評価されていません。
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これらの効果は、作業時間の削減のように金額で表しにくい場合があります。しかし、金額に換算しにくいからといって効果がないわけではありません。省力化の効果だけでなく、経営判断にどのように役立つかという定性的な効果も記載すべきです。開発予算を回収できるほどの金額ではない点だけを問題にするのではなく、開発目的に対応した効果が記載されていない点に着目します。
誤りやすいポイント
- 省力化効果の金額が開発予算に届かないことだけを理由にしないようにします。設問の中心は、効果として何を記載すべきかです。
- システム化効果は、金額で示せるものに限られると考えないようにします。経営判断への貢献など、定性的な効果もあります。
- 「経営判断に役立てる」という開発目的と、記載されている省力化効果との対応を確認します。目的に含まれる効果が記載から漏れていることが重要です。
FAQ
Q: 定性的な効果とは、どのようなものですか？
A: 金額だけでは表しにくい効果です。この問題では、情報を迅速に把握できることや、経営判断や分析に活用できることが該当します。
A: 金額だけでは表しにくい効果です。この問題では、情報を迅速に把握できることや、経営判断や分析に活用できることが該当します。
Q: 省力化の効果を金額で記載すること自体が不適切なのですか？
A: いいえ、省力化の効果を記載することは問題ありません。ただし、それだけでは開発目的全体に対する効果を示せていません。
A: いいえ、省力化の効果を記載することは問題ありません。ただし、それだけでは開発目的全体に対する効果を示せていません。
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設問2：
問題文を見る表2の項番1について、T君は開発目的から考えてどのようなKPIが記載されているべきと考えたか。二つ挙げ、それぞれ30字以内で述べよ。
模範解答
①：経営者向けの月次レポートが提供されるまでの時間
②：標準的な分析パターンの各事業部・店舗での使用頻度
解説
解答の導き方
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表2の項番1では、システムの開発目的が実現したかを測るKPIを確認します。したがって、機能の有無だけでなく、開発目的に対応した効果を測れる指標を考えます。
-
開発目的の(1)には、月次のレポートを「迅速に把握」するために作成するとあります。ここで確認したい効果は、レポートを作成したかどうかではなく、経営者が必要な情報をどれだけ早く得られるかです。そのため、①は「経営者向けの月次レポートが提供されるまでの時間」が適切です。
-
開発目的の(2)には、事業部長や店長などが集計結果を自ら分析できる機能を提供し、標準的な分析パターンを各事業部・店舗に配布するとあります。配布しただけでは、実際に利用されているかは分かりません。利用状況を測る指標として、②は「標準的な分析パターンの各事業部・店舗での使用頻度」が適切です。
-
このように、二つのKPIはそれぞれ、月次レポートの提供の速さと、分析パターンの実際の利用状況を測るものです。どちらも、問題文に示された開発目的と直接対応しています。
誤りやすいポイント
- 「開発予算を回収できたか」など、システム化の費用対効果だけを考えてしまうことがあります。この設問では、開発目的に掲げられた効果を測れるKPIが求められています。
- 月次レポートの作成件数だけでは、経営者が迅速に情報を得られたかを測れません。提供までの時間に着目します。
- 分析パターンを作成・配布した数だけでは、利用者が実際に分析に活用したかは分かりません。各事業部・店舗での使用状況を測る必要があります。
- KPIを「経営判断に役立てる」など、評価方法が明確でない表現にすると、効果を測定しにくくなります。
FAQ
Q: 月次レポートの提供時間は、なぜKPIになりますか？
A: 開発目的に「迅速に把握」とあるためです。レポートが提供されるまでの時間を測れば、情報を得る速さを確認できます。
A: 開発目的に「迅速に把握」とあるためです。レポートが提供されるまでの時間を測れば、情報を得る速さを確認できます。
Q: 分析パターンの配布数では不十分なのですか？
A: 配布数は利用の実態を示さないためです。標準的な分析パターンが各事業部・店舗でどの程度使われているかを測ることで、活用状況を確認できます。
A: 配布数は利用の実態を示さないためです。標準的な分析パターンが各事業部・店舗でどの程度使われているかを測ることで、活用状況を確認できます。
Q: KPIには、開発目的に含まれるすべての内容を一つの指標でまとめる必要がありますか？
A: 必要ありません。異なる効果は、それぞれに対応する指標で測ります。この設問では、提供の速さと分析パターンの利用状況を別々のKPIにします。
A: 必要ありません。異なる効果は、それぞれに対応する指標で測ります。この設問では、提供の速さと分析パターンの利用状況を別々のKPIにします。
関連キーワード: KPI、効果測定指標、業務要件、利用状況、リードタイム
設問3：
問題文を見る監査部長の指摘について、監査ポイントに対応した監査手続として追加すべき手続を、50字以内で述べよ。
模範解答
企画段階のドキュメントの承認根拠について、経営企画室長にインタビューして確認する。
解説
解答の導き方
この設問では、監査部長の指摘を受けて、表2の項番2の監査手続に何を追加すべきかを考えます。
まず、項番2の監査ポイントは、オーナ部門がドキュメントの内容を確認し、責任者が承認していることです。つまり、確認すべきことは「承認されたか」だけでなく、「オーナ部門が内容を確認したか」も含みます。
一方、T君の監査手続は、各ドキュメントにオーナ部門の責任者の承認印があるかどうかを確認するものです。承認印があれば承認されたことは分かりますが、責任者がどのように内容を確認したのかまでは分かりません。このため、監査部長は、監査ポイントに対する確認として不十分だと指摘しています。
本文には、経営企画室の室長が企画段階のドキュメントを承認するとプロジェクト計画書に記載されています。そこで、室長が承認印を押したかだけでなく、承認に当たって内容をどのように確認したのか、その根拠を本人に尋ねます。したがって、企画段階のドキュメントの承認根拠について、経営企画室長にインタビューして確認する手続を追加します。
誤りやすいポイント
- 承認印の有無だけで、ドキュメントの内容も確認されたと判断してしまうことです。承認の事実と、内容を確認した事実は分けて考えます。
- 「承認印を確認する」と別の表現にするだけでは、監査部長の指摘を解消できません。内容確認の実態を確かめる手続が必要です。
- オーナ部門の担当者に漠然と質問するのではなく、本文で承認者とされている責任者に、承認の根拠を確認することがポイントです。
FAQ
Q: 承認印の確認では、何が確認できるのですか？
A: 責任者が承認したことは確認できますが、承認前に内容を確認したかどうかまでは分かりません。
A: 責任者が承認したことは確認できますが、承認前に内容を確認したかどうかまでは分かりません。
Q: インタビューでは、どのような点を確認すればよいですか？
A: 承認時にどのドキュメントの内容を確認し、何を根拠に承認したのかを尋ねます。
A: 承認時にどのドキュメントの内容を確認し、何を根拠に承認したのかを尋ねます。
Q: なぜ承認者本人に確認するのですか？
A: 本文では室長がドキュメントを承認するとされているため、承認の根拠を直接確認する相手として適切だからです。
A: 本文では室長がドキュメントを承認するとされているため、承認の根拠を直接確認する相手として適切だからです。
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設問4：
問題文を見る表2中のaに該当する確認事項を、40字以内で述べよ。
模範解答
既存の分析手法で実現できない場合のシステムの拡張性が考慮されていること
解説
解答の導き方
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表2の項番3では、経営環境が変化してもシステムを有効に活用できる機能があるかを、要件定義書で確認します。したがって、確認すべきなのは、現在予定している機能だけでなく、今後の変化にも対応できるかどうかです。
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要件定義書の作成過程では、経営企画室から「システムの機能を固定せずに常に見直しができるような対策を盛り込んでほしい」という要望が出ています。これは、今後必要になる分析が現在の機能だけでは実現できない場合に、機能を追加・変更できるようにしてほしいという意図です。
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一方、各事業部のドリルダウン機能の要望は、現在想定している分析を詳しく行うためのものです。ドリルダウン機能があれば、将来新たに必要となる分析まで実現できるとは限りません。
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そのため、要件定義書をレビューするときは、既存の分析手法では実現できない分析が必要になった場合に備え、システムの拡張性が考慮されているかを確認します。
誤りやすいポイント
- ドリルダウン機能の充実だけで、将来の変化にも対応できると判断しないようにします。これは、既に想定されている分析を詳しくする機能であり、新しい分析機能を追加できることとは別です。
- 「様々な角度から分析したい」という要望を、データを多く収録することだけで満たそうとしないようにします。データの収録と、分析機能を後から拡張できることは異なります。
- 現在の要件が整理されているかだけでなく、既存の機能で対応できない事態に備えた拡張性が要件に含まれているかも確認します。
FAQ
Q: ドリルダウン機能があれば、システムの拡張性も確保できていますか？
A: いいえ。ドリルダウンは、既存の分析を詳しく行う機能です。新しい分析手法が必要になった場合に機能を追加できることまでは保証しません。
A: いいえ。ドリルダウンは、既存の分析を詳しく行う機能です。新しい分析手法が必要になった場合に機能を追加できることまでは保証しません。
Q: ここで確認する拡張性とは、システムの規模を大きくできることですか？
A: この設問では、分析のニーズが変わったときに、既存の分析手法では実現できない機能を追加できることを指します。
A: この設問では、分析のニーズが変わったときに、既存の分析手法では実現できない機能を追加できることを指します。
Q: なぜ要件定義書を確認するのですか？
A: 将来のニーズに対応するための機能や拡張性が、開発するシステムの要件として整理されているかを確かめるためです。
A: 将来のニーズに対応するための機能や拡張性が、開発するシステムの要件として整理されているかを確かめるためです。
関連キーワード: 拡張性、要件定義、監査手続、ユーザ要件、ドリルダウン
