プロジェクトマネージャ 2009年 午後1 問03

解答の導き方

1. 見直す対象は、表1の項番2にある「検討・見積り」の報告内容です。これまでのルールでは、変更仕様について、外部設計開始から総合テスト終了までの「期間と総工数」を見積もっていました。
2. しかし、今回は契約の区切りが変わります。項番5の見直しでは、全工程を一括契約するのではなく、外部設計、内部設計から結合テスト、総合テストに分けて契約を締結します。したがって、見積りも契約の区切りに合わせて分けて提示する必要があります。
3. さらに、内部設計から結合テストまでは請負契約です。従来のように掛かった工数を費用精算するのではなく、事前に発注額を決める契約なので、この部分については工数ではなく金額を提示する形に改めます。

誤りやすいポイント

• 見積りの対象期間を分けるだけでなく、契約ごとに見積りを分ける点を押さえます。
• 請負契約部分について、工数を提示すればよいと考えないようにします。請負契約では、事前に決める発注額に対応する金額の提示が必要です。
• 全工程を一括して見積もる従来の方法をそのまま使うのではなく、外部設計、内部設計から結合テスト、総合テストという契約区分に合わせて報告内容を見直します。

FAQ

解答の導き方

1. 今回は、これまでの一括した委任契約ではなく、「内部設計から結合テストまでは事前に発注額を決めて請負契約」とします。請負契約では、あらかじめ決めた金額で成果物を完成させる必要があるため、契約前に対象作業をできるだけ正確に見積もることが重要です。
2. しかし、仕様変更ルールの見直しでは、最初の段階でも「外部設計開始から総合テスト終了まで」の見積りを行います。この時点では外部設計の結果がまだ出ておらず、請負契約の対象となる内部設計以降の作業内容や規模を、十分に具体化できない可能性があります。
3. そこで外部設計を終えた時点で、その結果を踏まえて請負契約の対象工程を再見積りします。作業の範囲や規模が明確になった状態で見積もることで、見積りの精度を高められます。また、当初の見積りとの差が分かれば、請負契約を結ぶ前に作業内容や発注額を見直せます。

誤りやすいポイント

• 再見積りの理由を、単に「見積りを更新するため」とだけ説明しないようにします。外部設計の結果を使うことで、請負契約の対象工程をより正確に見積もれる点が重要です。
• 最初の見積りと再見積りを混同しないようにします。最初の見積りは仕様変更の影響を広く把握するために行い、再見積りは外部設計後に請負契約の対象工程を見積もるために行います。
• 再見積りの時点は、内部設計や結合テストの後ではなく、外部設計の終了後です。請負契約を締結する前に、契約対象の作業と金額を見直すためです。

FAQ

解答の導き方

1. まず、見直し前の報告内容を確認します。項番6では、M社からQ社の窓口担当者に「進捗状況と工数の実績」を定期的に報告していました。したがって、見直しの対象は、進捗状況と工数実績のうち、契約形態の変更に影響を受ける内容です。
2. 次に、今回の契約形態を確認します。内部設計から結合テストまでは、事前に発注額を決める請負契約です。これまでのように、掛かった工数を費用精算する契約とは異なります。そのため、請負契約部分については、実際に何時間かかったかを費用精算のために報告する必要がなくなります。
3. 一方、請負契約の作業が適切に完了したことをQ社に伝える必要はあります。請負契約の対象は内部設計から結合テストまでなので、その範囲の最終段階に当たる結合テストの結果を報告する内容にします。

誤りやすいポイント

• 進捗状況の報告まで不要になると考えないようにします。見直しの対象として示されているのは報告内容であり、模範解答が挙げているのは工数実績の報告を行わないことと、結合テストの結果を報告することです。
• 請負契約でも工数を把握する必要はありますが、M社の内部管理で把握することと、Q社へ報告することは別です。
• 「結合テストの結果」は、請負契約部分の成果を確認するための報告内容です。進捗状況や工数実績だけに置き換えて答えないようにします。

FAQ

解答の導き方

誤りやすいポイント

• 残業時間が多いことだけを答えないようにします。残業時間は問題の表れであり、問われているのは原因を調べるためにヒアリングした内容です。
• 会議の開催曜日や出席者だけを挙げるのではなく、報告内容が似た会議が二つあることに着目します。
• ヒアリングで各リーダの発言が多かったことだけでは、定例会議の運営が原因と判断した根拠にはなりません。
• 二つの観点を両方書こうとすると20字に収まりません。どちらか一方に絞って書きます。

FAQ

解答の導き方

1. まず、最初のヒアリングがどのような場だったかを確認します。N課長は各リーダと配下の担当者を集め、自由に発言するよう促しましたが、「各リーダの発言が大半を占めた」とあります。全員がいる場では、配下の担当者が発言しにくかった可能性があります。
2. そこでN課長は、配下の担当者と個別にヒアリングしました。これは、リーダやほかの担当者が同席する場では言いにくい意見や問題を、話しやすい環境で聞き出すためと考えられます。
3. 問われているのは、個別ヒアリングで判明した内容ではなく、そのヒアリングを行った「ねらい」です。したがって、残業や手戻りの原因をそのまま答えるのではなく、集団の場では出にくい率直な話を引き出す目的を表します。

誤りやすいポイント

• ヒアリング後に分かった「作業の誤りとそれによる手戻り」などを、ねらいとして答えないようにします。それらは調査の結果です。
• 「各担当者の作業状況を確認するため」だけでは、なぜ個別に聞いたのかが伝わりません。
• 集団ヒアリングで発言の大半を占めたのがリーダだった点に注目し、担当者が率直に話せるようにする意図を押さえます。

FAQ

解答の導き方

誤りやすいポイント

• aを、報告や連絡の改善提案だけにしてしまうことです。R課長の発言を受けた仕様変更に関する調整も、会議の目的に含めます。
• bを「毎週」などの定期開催にしてしまうことです。連絡会は原則として月次であり、急ぎの相談に対応するための例外として随時開催します。
• 進捗会議と連絡会の役割を混同することです。aは進捗会議の目的に加える内容で、bは連絡会の開催条件です。

FAQ

解答の導き方

1. まず、負担の原因を確認します。本文には、進捗会議で「検討項目のすべての未決事項についての状況報告を求められる」とあり、そのため各リーダが資料作成や報告に多くの時間を費やしているとあります。つまり、未決事項を一つ残らず報告する運用が、負担を大きくしています。
2. したがって改善案では、未決事項の報告自体をなくすのではなく、報告する対象を絞るのが適切です。すべてを報告するのではなく、Q社の判断や対応につながりやすいものを選べば、必要な情報を共有しながら、各リーダの準備や報告の負担を減らせます。
3. 報告対象を選ぶ基準としては、優先度が高いもの、解決期限が近いもの、重要な動きがあったものが考えられます。こうした未決事項に絞って報告する、という内容が改善案になります。

誤りやすいポイント

• 進捗会議そのものをなくす、または開催回数を減らすことが設問の改善案だと考えること。問われているのは、未決事項の状況報告に関する負担の低減です。
• 「報告資料を簡略化する」だけで終えること。資料の作り方ではなく、どの未決事項を報告するかを絞ることが、本文から導ける改善案です。
• 未決事項の報告を全面的にやめること。重要な情報共有は続けつつ、報告対象を選ぶのがポイントです。

FAQ

解答の導き方

1. 下線⑧では、まずS主任と調整し、それだけでは問題を解決できない場合に取る「別の解決手段」を問われています。したがって、S主任との調整を続けるのではなく、別の相手や場に相談する必要があります。
2. 本文では、R課長が「今回の追加開発の責任者」とされています。また、N課長に「相談にはいつでも応じます」と伝えています。このことから、S主任との調整で解決できない問題は、責任者であるR課長に相談するのが適切です。
3. 相談の場は、表3の連絡会です。連絡会はN課長とR課長が出席し、「相談事項」を扱う会議として設定されています。一方、進捗会議は進捗状況や検討項目の報告・協議が中心です。

誤りやすいポイント

• S主任はM社との窓口担当者ですが、本文ではS主任との調整だけでは解決が難しい場合を想定しています。S主任との調整を繰り返すだけでは、設問の条件に対応できません。
• 進捗会議と連絡会を取り違えないようにします。表3では、R課長が出席し、相談事項を扱うのは連絡会です。
• 「別の解決手段」を、仕様変更ルールの再検討などと解釈しないようにします。ここでは、S主任だけで解決できない場合に、誰にどの場で相談するかが問われています。

FAQ