プロジェクトマネージャ 2019年 午前2 問14

進捗報告の情報詳細度【午前2解説】

正解の理由

解法ステップ

1. 問題の状況を確認します。顧客は、報告書を受け取った後に「成果物ごとの進捗状況」を問い合わせています。
2. 問い合わせの原因を考えます。報告の配布時期や手段というより、報告書に書かれた情報の内容・詳しさが不足していると考えられます。
3. 報告する情報の内容、表現形式、詳細度を定める項目を選びます。

選択肢別の誤答解説

• ア：情報伝達の手段
  電子メールや会議など、情報をどの方法で伝えるかに関する内容です。今回は報告書自体は提出されており、伝達手段が原因とは考えにくいです。
• イ：情報を受け取る人又はグループ
  誰に情報を伝えるかを定める内容です。顧客には報告書が届いているため、受信者の設定を見直す問題ではありません。
• ウ：情報を配布するスケジュール
  いつ、どの頻度で情報を配布するかに関する内容です。今回の課題は配布時期ではなく、報告書の情報の粒度です。
• エ：伝達すべき情報の内容、表現形式及び詳細度
  報告に何を含め、どのような形式・細かさで伝えるかを定めます。成果物ごとの進捗が分かるように報告内容を改善する必要があるため、これが適切です。

よくある誤解

• 問い合わせが繰り返されたからといって、報告頻度を増やせば解決するとは限りません。必要な情報が不足していれば、頻繁に報告しても問い合わせは続きます。
• 「情報を受け取る人」が問題だと考えがちですが、顧客が報告書を受け取っている場合、受信者よりも報告内容や詳細度を先に確認します。
• 報告書を提出した事実だけでは、コミュニケーションが十分とはいえません。受け手が必要な情報を理解できる内容になっていることが重要です。

補足コラム

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